Читальный зал
Подразделение архива, куда может обратиться каждый желающий самостоятельно поработать с интересующими его архивными материалами.
Для этого необходимо:
ознакомиться с Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации
Утвержден приказом ФЕДЕРАЛЬНОГО АРХИВНОГО АГЕНТСТВА (РОСАРХИВ)
от 09 июня 2021 г. № 51
- иметь при себе паспорт или иной документ, удостоверяющий личность
- письмо направившей организации в адрес руководства архива с указанием цели визита
или
- собственноручно написанное заявление (если Вы обращаетесь в частном прядке)
- и, конечно, знать режим работы архива:
- понедельник
- вторник
- среда с 10-00 до 17-30 ч.
- четверг
C 1 по 31 августа читальный зал ОГКУ "ГАКО"
не работает.
Также следует знать, что: ознакомление с архивными документами, предоставление научно-справочного аппарата, консультирование в читальном зале осуществляются бесплатно.
За предоставление же копий документов и выявление интересующего документа силами сотрудников архива взимается плата согласно установленных расценок (с расценками можно ознакомиться ЗДЕСЬ (прейскурант) , либо в читальном зале архива, либо по телефону 8(4012)21-04-53).
Порядок
работы пользователей в читальном зале
Областного государственного казенного учреждения
«Государственный архив Калининградской области»
I. Общие положения
1.1. Настоящие Правила разработаны в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (утверждены приказом министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19), Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», «Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации» (приказом Федерального Архивного агентства (Росархива) от 01 сентября 2017 г. № 143).
Правила устанавливают порядок оформления пользователей для работы в читальном зале, организации их работы с документами, права и обязанности пользователей, виды и порядок исполнения платных услуг, оказываемых Областным государственным казенным учреждением «Государственный архив Калининградской области» (далее – ОГКУ «ГАКО», Архив).
1.2. Архив предоставляет для пользования всем юридическим и физическим лицам документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся на открытом доступе. Все пользователи обладают равными правами на доступ к документам Архива, информационно-поисковым средствам, материалам печатных изданий научно-справочной библиотеки Архива.
1.3. Плата за посещение читального зала, пользование документами и справочно-поисковыми средствами не взимается.
1.4. Платные услуги пользователям предоставляются Архивом в соответствии с установленным порядком.
1.5. Распорядок работы читального зала устанавливается «Правилами трудового распорядка ОГКУ «ГАКО», утвержденными директором Архива.
II. Порядок допуска пользователей в читальный зал
2.1. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, преподаватели вузов и студенты высших учебных заведений допускаются для работы в читальный зал на основании официального письма на имя директора Архива направившего их учреждения (организации), в котором указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, тема, хронологические рамки и цель исследования.
2.2. Пользователи, занимающиеся архивными исследованиями по личной инициативе, допускаются для работы в читальный зал на основании личного заявления на имя директора Архива, в котором указываются фамилия, имя, отчество пользователей, домашний адрес, телефон, тема и хронологические рамки исследования, цель работы.
2.3. Учащиеся средних учебных заведений допускаются для работы в читальный зал на основании официального письма учебного заведения на имя директора Архива. Их работа осуществляется под руководством выделенного учебным заведением лица, ответ-ственного за соблюдение учащимися правил работы в читальном зале Архива.
2.4. Пользователи при первом посещении читального зала заполняют анкету установ-ленного образца и предъявляют паспорт сотруднику читального зала для идентификации личности.
2.5. Разрешение на работу в читальном зале дается руководителем Архива на необходимый пользователю срок в течение одного календарного года. По истечении календарного года и при изменении темы исследования пользователи предоставляют новое официальное письмо или личное заявление. Документы выдаются только после письменного визирования заявления руководителем Архива.
2.6. На пользователей, работающих в читальном зале по той или иной тематике, имеющей научное, научно-практическое или общественное значение, заводится личное дело, в которое включаются следующие документы:
- официальное письмо или заявление о допуске в читальный зал с резолюцией директора Архива;
- анкета с обязательством пользователя о соблюдении правил работы с документами, имеющими ограничения на использование или содержащими конфиденциальную информацию;
- заказы на выдачу дел;
- заказы на копирование документов;
- переписка, если таковая имела место.
2.7. Для иностранных пользователей:
Не менее, чем за 2 недели до желаемой даты посещения архива, иностранному пользователю необходимо отправить на электронную почту архива пакет документов (сканированные копии) с указанием темы письма: «Работа в читальном зале для иностранного пользователя».
В пакет документов обязательно должны входить:
• личное заявление на разрешение работы в читальном зале на имя директора архива с указанием темы исследования или же официальное письмо зарубежного научного учреждения, принимающей российской организации, дипломатического представительства с обоснованием необходимости работы с архивными документами по определенной теме за подписью руководителя учреждения с указанием предполагаемой даты работы в архиве;
• скан паспорта.
В пакет документов может входить:
• перечень интересующих пользователя архивных документов с поисковыми данными (фонд, опись, дело), составленный на основании описей, размещенных в Электронном архиве «ГАКО» (https://gako.gov39.ru/elektronnyy-arkhiv/).
Переводчики, сопровождающие иностранных пользователей, оформляются для работы в читальном зале отдельно, на общих основаниях.
III. Права и обязанности пользователей
3.1. Пользователи имеют право:
3.1.1. Получать информацию о распорядке работы читального зала, услугах, оказываемых Архивом через читальный зал, порядке и условиях их предоставления.
3.1.2. Получать консультации специалистов Архива о составе и содержании фондов, дел, документов, информационно-поисковых средств к ним в соответствии с темой исследования.
3.1.3. Пользоваться имеющимися в Архиве справочниками о составе и содержании документов (в т.ч. в электронной форме).
3.1.4. Получать для изучения дела, документы в виде подлинников и/ или копий фонда пользования, прошедшие научное описание, техническое оформление и находящиеся в удовлетворительном физическом состоянии.
3.1.5. Делать выписки из предоставленных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним (Путеводителя по фондам Архива, описей, каталогов, обзоров и т.п.).
3.1.6. Пользоваться печатными изданиями и другими материалами научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива по теме исследования.
3.1.7. Пользоваться оборудованием читального зала, предназначенным для работы пользователей.
3.1.8. Получать платные услуги в соответствии с «Прейскурантом на работы и услуги, выполняемые ОГКУ «ГАКО» на платной основе».
3.1.9. Проводить самостоятельное копирование собственным техническим средством документов, печатных изданий в специально отведенном архивом для этих целей месте, в присутствии работника архива, который обеспечивает подготовку дел, документов, печатных изданий для копирования и их сохранность в процессе копирования, контроль за соблюдением условий копирования.
3.1.10. Использовать при самостоятельном копировании собственное бесконтактное мобильное копирующее техническое средство без штативов, съемных объективов и осветительного оборудования, например, телефон, фотоаппарат, планшетный компьютер) с выключенными функциями вспышки и подачи звуковых сигналов.
3.1.11. Использовать при работе с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, за исключением копирования, собственные технические средства без звуковых сигналов и без подключения к локальной сети архива. Использование собственных технических средств допускается, если это не мешает другим пользователям.
3.1.12. Вносить в читальный зал и выносить предметы письма, личные вещи, выписки, сделанные пользователем из дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копии архивных документов, печатных изданий на всех видах носителей, машинописный, рукописный текст, гранки научной работы.
3.1.13. Обращаться с предложениями, замечаниями, жалобами по вопросам обслуживания в читальном зале к сотрудникам читального зала, руководству Архива.
3.1.14. Предоставлять Архиву библиографическую справку и/или экземпляр издания, подготовленного на основе архивных фондов для учета архивных документов, введенных в научный оборот.
3.1.15. Обжаловать отказ в выдаче дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования в соответствии с законодательством Российской Федерации.
3.2. Пользователи обязаны:
3.2.1. Соблюдать положения настоящих Правил.
3.2.2. Регистрироваться при каждом посещении в журнале посещений читального зала.
3.2.3. Проверять при получении заказанных описей, дел, документов их целостность и сохранность и расписываться в заказе (требовании) за получение каждой (каждого) из них.
3.2.4. Незамедлительно сообщать сотруднику читального зала об обнаружении повреждений или дефектов описей, дел, документов, отсутствии листов, неправильной нумерации и т. п.
3.2.5. Заполнять листы использования просмотренных дел (документов), указывая дату использования, фамилию и инициалы (разборчиво), характер произведенной работы (просмотр, выписки и т.п.).
3.2.6. По окончании работы сдавать описи, дела (документы), печатные издания сотруднику читального зала.
3.2.7. При невозможности посещения читального зала в течение срока, на который выданы дела, документы, сообщать об этом сотруднику читального зала для продления срока их нахождения в читальном зале.
3.2.8. В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ст.10 п. 2) использовать и публиковать полученную архивную информацию с обязательной ссылкой на источник информации, т.е. указывать название Архива, поисковые данные документов (номер фонда, описи, дела и листа).
3.2.9. Соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и чистоту в читальном зале во время работы. Отключать мобильные телефоны.
3.2.10. Оставлять верхнюю одежду, сумки размером более 200 x 300 мм, зонты в камерах хранения.
3.2.11. Выполнять требования сотрудников архива, охранной службы и службы пожарной охраны архива в чрезвычайных ситуациях (пожар, авария, угроза террористического акта).
3.2.12. Обеспечивать при пользовании сохранность дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, оборудования читального зала.
3.2.13. Нести ответственность за хищение и порчу дел, документов, причинение материального ущерба имуществу архива в соответствии с законодательством Российской Федерации.
3.3. Пользователям запрещается:
3.3.1. Выносить дела (документы) из читального зала, передавать их третьим лицам, оставлять открытые дела незащищенными от солнечного или электрического света продолжительное время, писать на листах бумаги, положенных поверх документов, загибать углы листов, переносить на кальку текст документов, вкладывать в дела посторонние предметы, перекладывать листы в несброшюрованных делах, а также из одного дела в другое.
3.3.2. Пользоваться при непосредственной работе с архивными документами клеем, скотчем, маркером, штрихом, копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами и другими режущими предметами.
3.3.3. Вносить изменения в тексты документов, делать на документах и обложках дел пометы, исправления, подчеркивания.
3.3.4. Производить самостоятельное копирование архивных документов, печатных материалов без согласования процедуры с руководством архива.
3.3.5. Применять в случае получения разрешения руководства архива на самостоятельное копирование собственных контактных технических средств (в том числе ручные, планшетные, протяжные сканеры, копиры), фиксирующие и прижимные устройства, подручные средства и физические усилия, которые оказывают негативное влияние на физическое состояние дел, документов, печатных изданий.
3.3.6. Осуществлять самостоятельное копирование подлинников дел, документов, печатных изданий:
-имеющих копии фонда пользования;
-отнесенных к категории особо ценных;
-признанных находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии в соответствии с порядком признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном состоянии;
-с угасающим текстом, на ломкой бумаге, на кальке, при повреждении переплета и т.д.
3.3.7. Курить в здании Архива.
3.3.8. Употреблять продукты питания и напитки в читальном зале.
IV. Организация работы пользователей в читальном зале
4.1. Архив предоставляет пользователю справочно-поисковые средства и информацию об этих средствах (Путеводитель по фондам Архива, описи, каталоги, обзоры и т.п.).
4.2. Документы выдаются на основании письменного заказа пользователя. Сотрудник читального зала разъясняет правила оформления заказа, при приеме от пользователей заказа на выдачу дел проверяет по описям правильность заполнения заказа на выдачу дел и соответствие заказываемых дел теме исследования.
4.3. Заказы на архивные документы исполняются на следующий день. Описи и другие архивные справочники выдаются в день заказа.
4.4. Единовременно пользователь может заказать:
- архивные документы – до 20 единиц хранения общим объемом не более 1500 листов;
- газеты – 5 подшивок;
- печатные издания – 5 экземпляров;
- описи – 5 шт.
Количество дел, находящихся одновременно у пользователя, не может превышать 20 единиц хранения.
4.5. Пользователи, приехавшие из районов, удаленных от областного центра на расстояние более 50 км, и других регионов, допускаются до работы в читальном зале в день приезда, норма выдачи дел увеличивается в 2 раза. В последующие дни заказы на дела принимаются на общих основаниях.
4.6. Документы выдаются в читальный зал для работы пользователей на 14 дней. Если срок выдачи документов истекает, пользователь может продлить его, согласовав это с сотрудником читального зала.
4.7. Доступ к документам ограниченного доступа осуществляется на основе действующего законодательства. Дела, документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, выдаются при наличии письменного разрешения гражданина, а после его смерти – с письменного разрешения наследников данного гражданина до истечения 75 лет со дня создания документов. Дела, документы, принятые в архив от собственников или их владельцев, выдаются, если это не противоречит условиям их передачи на хранение.
Подлинники дел, документов при наличии копий фонда пользования выдаются только в случае проведения специальных научных работ по текстологии, кодикологии, палеографии, изучения водяных знаков и других внешних особенностей документов и организации их фототипического издания с письменного разрешения руководства архива.
К персональным данным относится информация о: фамилии, имени, отчестве; изменении паспортных данных; рождении; бракосочетании, разводе; смерти лица; национальности; социальной принадлежности; философских, религиозных, политических взглядах; финансовом и имущественном положении (составе имущества, праве наследования имуществом, купле-продаже недвижимого имущества, о приватизации жилья); образовании, профессии; информация, разглашение которой создает или может создать угрозу для личной, семейной безопасности, безопасности жилища, имущества, финансового положения, нанесет или может нанести ущерб чести и достоинству человека. На срок 75 лет со дня создания ограничение на доступ устанавливается на нижеперечисленные группы архивных документов, содержащих сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина; сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства; служебные сведения (служебная тайна); сведения, связанные с профессиональной деятельностью (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна); сведения связанные коммерческой деятельностью (коммерческая тайна), а также сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.
4.8. Отказ или отсрочка в выдаче дел (документов) допускается в случаях:
- плохого физического состояния документов (ветхие, нуждающиеся в переплете, реставрации или дезинфекции, угасающий текст);
- ограничения на использование документов, установленные в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение или в результате рассекречивания;
- выдачи дел и документов во временное пользование другим учреждениям;
- экспонирования заказанного материала на выставке;
- если дело находится в отделе автоматизированных архивных технологий, на страховом копировании или реставрационно-профилактических или переплетных работах;
- незавершения научного описания и технического оформления.
Причины отказа указываются в требовании на выдачу документальных материалов.
4.9. Дела (документы) и другие материалы, заказанные пользователем, выдаются для работы с 10-00 до 17-30 часов.
V. Платные услуги
5.1. В читальном зале Архива оказываются (или оформляются) следующие платные услуги:
- выдача в читальный зал дел сверх установленной нормы;
- составление исторических справок;
- оформление архивной выписки, копии;
- изготовление копий документов (ксерокопия, цифровая копия) по предварительному заказу;
- выдача справки на право вывоза копий документов за пределы Российской Федерации.
5.2. Расчет пользователей с Архивом осуществляется в соответствии с действующим Прейскурантом. Ознакомиться с ценами на работы и услуги, осуществляемые Архивом, можно в читальном зале.
VI. Копирование и выдача копий архивных документов, изготовленных по заказам пользователей
6.1. По заказам пользователей, в зависимости от технических возможностей Архива и физического состояния документов, изготавливаются ксерокопии, а также копии на электронных носителях. Качество изготавливаемых копий обеспечивается Архивом.
6.2. Заказы на ксерокопирование оформляются пользователями на специальном бланке и передаются сотруднику читального зала. Срок исполнения заказов на копирование – в течение одной недели.
6.3. Копирование документов личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное или временное хранение. При отсутствии ограничений на копирование, установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях.
6.4. Копирование документов, содержащих персональные данные, может быть проведено:
- по просьбе самого субъекта персональных данных (доверенного лица или родственника при наличии нотариально заверенной доверенности субъекта данных, а в случае его смерти – свидетельства о смерти, при условии соблюдения прав других субъектов, персональные данные которых могут находиться в деле), если это не противоречит федеральному законодательству;
- для пользователя с разрешения субъекта персональных данных в отношении своих персональных данных и если это не противоречит федеральному законодательству;
- в случае обезличивания персональных данных, содержащихся в документах дела;
- копирование некоторых документов дела в качестве иллюстрации, когда интересна сама форма документа или язык автора, манера ведения записей, почерк, при этом должны быть сняты подписи, идентифицирующие данные в самом тексте документа.
6.4.1. Копирование документов, содержащих персональные данные, по прошествии 75 лет со времени их создания производится без ограничений.
6.5. Копирование документов, составляющих объект авторского права, в том числе документов творческого характера, аудиовизуальных документов осуществляется с учетом норм Закона Российской Федерации «Об авторском праве и смежных правах».
6.6. Не принимаются заказы на копирование документов, при исполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а также документов, находящихся в плохой физической сохранности.
Вопрос о копировании документов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается руководством Архива в каждом конкретном случае.
6.7. Копирование описей, каталогов, картотек, а также баз данных и других архивных справочников по заказам пользователей не производится.
6.8. В исключительных случаях при отсутствии технических возможностей у Архива допускается копирование документов техническими средствами пользователей по специальному разрешению руководства Архива.
6.9. Архивные копии сшиваются, на обороте каждой копии проставляются выходные данные документа: номер фонда, номер описи, номер дела, номер листа. Ставится печать Архива.
6.10. Копии документов выдаются пользователям или их доверенным лицам под расписку, а также могут высылаться по указанным адресам.
6.11. Вывоз копий документов на различных носителях за пределы Российской Федерации осуществляется в порядке, установленном Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации.
Анкета пользователя, читателя работающего в читальном зале.